Có hai chuyện hay bị gộp làm một: email theo tên miền (ví dụ lienhe@tenmien.com) để giao dịch trông chuyên nghiệp, và email do website gửi (xác nhận đơn hàng, đặt lại mật khẩu, thông báo form liên hệ). Cả hai đều có thể rơi vào thư rác hoặc không tới nơi nếu tên miền thiếu vài bản ghi DNS. Bài này giải thích các bản ghi đó và cách cấu hình cho WordPress gửi mail ổn định.
1. Email theo tên miền
- Dịch vụ email doanh nghiệp (Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail…): ổn định, chống spam tốt, có phí theo người dùng (một số dịch vụ có gói miễn phí giới hạn).
- Email đi kèm hosting: miễn phí nhưng dùng chung máy chủ với web, uy tín gửi mail phụ thuộc các web khác trên cùng máy chủ.
- Chuyển tiếp email: nhận mail ở tên miền rồi chuyển về Gmail cá nhân. Đủ để nhận, nhưng gửi đi dưới tên miền cần cấu hình thêm.
Khi dùng dịch vụ email, bạn sẽ thêm bản ghi MX theo hướng dẫn của họ để nhận mail.
2. SPF, DKIM, DMARC
- SPF: một bản ghi TXT duy nhất liệt kê các dịch vụ được phép gửi mail cho tên miền. Nếu dùng nhiều dịch vụ (email doanh nghiệp và dịch vụ gửi mail cho web), gộp vào một bản ghi SPF, không tạo hai bản ghi.
- DKIM: nhà cung cấp email đưa khoá công khai để bạn thêm thành bản ghi TXT. Mỗi dịch vụ gửi mail có DKIM riêng.
- DMARC: bắt đầu với
p=noneđể theo dõi, khi chắc mọi nguồn gửi đều qua SPF/DKIM thì nâng lênquarantinehoặcreject.
Từ năm 2024, Gmail và Yahoo yêu cầu bên gửi số lượng lớn phải có SPF, DKIM và DMARC. Web nhỏ không gửi nhiều cũng nên có đủ để thư không bị đánh giá thấp.
3. Mail từ WordPress
Mặc định WordPress gửi mail qua hàm mail() của máy chủ hosting. Cách này hay bị chặn hoặc rơi vào thư rác vì máy chủ không nằm trong SPF của tên miền và không có DKIM. Cách khắc phục:
- Cài plugin SMTP (WP Mail SMTP, FluentSMTP, Post SMTP…).
- Kết nối với dịch vụ gửi mail: SMTP của email doanh nghiệp, hoặc dịch vụ gửi mail giao dịch. Thêm dịch vụ này vào SPF và cài DKIM cho nó.
- Đặt địa chỉ gửi là một email thuộc tên miền của bạn, trùng với cấu hình SMTP.
- Gửi thử mail từ trang cài đặt của plugin.
Với WooCommerce, tên và địa chỉ người gửi email đơn hàng đặt riêng ở WooCommerce → Cài đặt → Email:
4. Kiểm tra
- Đặt thử một đơn hàng, bấm quên mật khẩu, gửi thử form liên hệ. Xem thư có tới hộp thư đến không.
- Trong Gmail, mở thư → “Hiện thư gốc”: các dòng SPF, DKIM, DMARC phải là PASS.
- Dùng plugin ghi nhật ký email để biết thư nào gửi lỗi.
Web không gửi được mail cũng là lý do bạn không nhận được email báo lỗi nghiêm trọng hay link đặt lại mật khẩu, xem các bài lỗi nghiêm trọng trên WordPress và không vào được wp-admin. Khi chuyển hosting, nhớ kiểm tra lại phần này, xem bài chuyển hosting WordPress.
5. Khi nào nên nhờ người làm
Dịch vụ email tên miền và gửi mail từ website không vào spam của DatPilot giá 390.000đ đến 790.000đ: chọn dịch vụ email phù hợp, cài MX, SPF, DKIM, DMARC, cấu hình SMTP cho WordPress và WooCommerce, gửi thử tới Gmail và Outlook.
